3. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Документы ДОУ оформляются на бланках дошкольного образовательного
учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы
документации. Требования к оформлению документов»), имеют установленный комплект
обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Приказ - правовой акт, издаваемый заведующей ДОУ. Он вступает в силу с момента
подписания директором, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ
регистрируется.
Приказами оформляются решения нормативного характера по вопросам организации
планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, лечебно-профилактических
мероприятий, физического развития, финансово-хозяйственной деятельности, а также по
оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы
учреждения.
Проекты приказов подготавливают главный бухгалтер, заместитель заведующей по
воспитательной работе, завхоз, старшая медицинская сестра на основании поручения
заведующей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым, нормативным,
оперативным, организационным вопросам разрабатывает директор; по основной деятельности
(учебно-воспитательный процесс) –старший воспитатель; по финансово-хозяйственной
деятельности – главный бухгалтер, заместитель директора по АХР; по охране труда председатель комиссии по охране труда; по медицинскому обслуживанию и организации
питания - старшая медицинская сестра.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с
заинтересованными сторонами возлагается на главного бухгалтера, заместителя заведующей
по воспитательной работе, завхоза, которые затем выносят проект на утверждение
заведующей ДОУ.
Обеспечение правильности оформления приказов является обязанностью директора.
3.1.2.
Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем (главным
бухгалтером, заместителя заведующей по воспитательной работе, завхоза, старшей
медицинской сестрой), подготавливающим проект.
3.1.3. Проект приказа оформляется на бланке ДОУ и представляется на подпись
директору ДОУ с приложением документа, во исполнение которого осуществлялась
подготовка проекта, или краткой пояснительной записки, которая должна содержать краткое
изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на
основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
3.1.4. Датой приказа является дата его подписания.
3.1.5. Приказы по основной (административной) деятельности, личному составу, по
воспитанникам, финансово-хозяйственной деятельности формируются и нумеруются в
пределах календарного года.
3.1.6. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью ДОУ и
направляют по адресам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и
подписывает исполнитель.
Проект приказа во исполнение указаний вышестоящего руководства должен быть
подготовлен в течение семи дней, если не установлен другой срок.
3.2. Процессы применения управленческих решений ДОУ и сами решения документируются с
помощью коллегиальных органов управления: общих собраний трудового коллектива,
педагогического совета, административного совета, проектных групп, комиссий, методических
объединений, творческих, проблемных групп педагогов.
Протоколы оформляются на бланках дошкольного образовательного учреждения и содержат
следующие реквизиты: полное наименование ДОУ, наименование вида документа, дата заседания,
номер, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок,
виза, текст, подписи, отметка о направлении в «дело». Дата протокола — это дата проведения
совещания.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит
постоянную информацию (слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали») и
переменную (фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости

указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц,
приглашенных на совещание.
Составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Вопросы повестки дня
нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.
Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи
обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «Слушали — Выступили —
Постановили (Решили)», а также протоколируются вопросы и ответы.
Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:
полное наименование ДОУ, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата
заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении
копии, отметку об исполнении, направлении в «дело».
К информационно-справочным документам, образующимся в процессе
деятельности ДОУ, относятся: справки, докладные записки, письма.
Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: полное
наименование ДОУ, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресат,
резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись,
отметку об исполнителе, отметку об исполнении и направлении в дело, отметку о переносе
данных на электронный носитель.
4. ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Специалистом по кадрам ДОУ все конверты с поступающей корреспонденцией (кроме
конвертов с надписью «лично») вскрываются, проверяются наличием вложенных в них
документов, правильностью доставки и целостностью конвертов.
4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения,
использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так
и образующиеся в деятельности ДОУ.
Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты,
информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется
перечень нерегистрируемых документов.
4.3. Регистрация документов производится в день их поступления.
4.4. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера
документа по порядку и даты поступления.
4.5. Регистрация документов производится в журналах регистрации входящих и исходящих
документов.
В графе «Корреспондент» указывается название организации, от которой поступил документ,
или, если документ исходящий, — организации, в которую он направляется.
Графа «Дата поступления и индекс документа» заполняется только на входящие документы.
В ней проставляют дату поступления документа и индекс, присвоенный в ДОУ.
В графе «Дата и индекс документа» проставляют дату документа и индекс,
присвоенный ему организацией-автором.
В графу «Краткое содержание» вносят название вида документа, его заголовок.
В графе «Резолюция или кому направлен документ» указывают полное содержание резолюции,
ее автора и дату. Эта графа заполняется после прохождения документом стадии
предварительного рассмотрения. Если на документе нет резолюции, то директор или специалист
по кадрам указывает в этой графе фамилию, инициалы, если нужно, должность исполнителя,
которому направлен документ. Запись об исполнении документа должна отражать решение
вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. В этой графе делается конкретная
запись о том, когда, кем и как решен вопрос и указывается индекс дела, в которое направлен
документ.

5. КОНТРОЛЬ ЗА СРОКАМИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут директор и
специалист по кадрам ДОУ.
Вся поступающая в ДОУ документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые
указаны в резолюции директора. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в
срок 1 месяц; жалобы, заявления - в течение месяца, телеграммы - не более чем в
двухнедельный срок.
Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы,
в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и
исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия
исполнителя, подписавшего ответ.
Если все поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке, без написания
ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и
подпись, после чего документ помещается в дело.
6. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Составление номенклатуры дел.
6.1.1. В
целях правильного формирования дел ДОУ, обеспечивающего быстрый поиск
документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.
6.1.2. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований
дел, заводимых в делопроизводстве ДОУ с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки и распределения исполненных документов в
дела, индексации дел, определения сроков их хранения.
Формирование дел.
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с
номенклатурой дел.
6.2.2. Формирование дел осуществляется специалистом по кадрам ДОУ.
6.2.2. При формировании дел определяется состав документов, включенных в дело.
В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие
подписей, даты, индекса, заверительной надписи и т.д.). Недооформленные и неправильно
оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.
В деле группируются документы одного календарного (01.01— 31.12) года. Исключение
составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые решаются несколько лет).
6.2.5. Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при
котором наиболее ранние документы располагаются в начале года.
. Систематизация отдельных категорий документов.
6.3.1. Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с
относящимися к ним приложениями.
6.3.2. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному
составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках,
командировках и т. д.
6.3.3. Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах
учебного (01.09—31.08) года.
6.3.4. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
- заявление о приеме на работу;
- направление или представление;
- анкета;
- листок по учету кадров;
- автобиография;
- документы об образовании;
- аттестационный лист;

- выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
- дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий
или наложении взысканий, о награждении и т. д.).
В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии
здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие
документы второстепенного значения.
6.3.5. Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело переписки
помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в
хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
7. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ
Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу научной и практической
ценности документов, оформление дел, составление описи.
Экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на
хранение и установление сроков хранения.
Экспертизу ценности документов в ДОУ осуществляет постоянно действующая экспертная
комиссия.
Экспертная комиссия назначается приказом директора ДОУ. В состав экспертной
комиссии включают не менее трех сотрудников. Секретарем экспертной комиссии назначают
специалиста по кадрам ДОУ.
Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел ДОУ,
описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к
уничтожению.
Оформление дел.
7.3.1.
Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками.
Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом
деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная
надпись.
7.3.2.
Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ 17914—72. На обложке дел
постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное наименование
вышестоящей организации, наименование ДОУ, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок
дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи,
дела.
По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного
хранения вносятся необходимые уточнения:
в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся
номера: если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указываются
корреспондент, автор, территория и в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и
окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов
в последующем:
из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко,
светостойкими чернилами.
Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе
составляется заверительная надпись.
В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле.
Подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.
Внутренняя опись составляется к делам постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения,
сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное
содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).
7.3.7. Дела временного хранения оформляются упрощенно:

они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не
производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
Описание документов постоянного срока хранения.
По окончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянного срока
хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела
располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа.
Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на
дела по личному составу.
Описи составляются специалистом по кадрам.
Опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет и заканчивается по
согласованию с государственным архивом, куда поступают документы ДОУ.
На дела временного срока хранения составляется акт об уничтожении.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
8.1. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное
исполнение документов и их сохранность возлагается на заведующую ДОУ.
Персональная ответственность по организации делопроизводства возлагается на специалиста по
кадрам.
Положение о документировании утверждается на педагогическом совете и приказом
заведующей.
9. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ
Ответственность за сохранность документов ДОУ несет заведующая.
Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия
солнечного света.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.